L’acte commercial dans l’événementiel

Comprendre le besoin de mon client

Il est fondamental en tant que professionnel et commercial de comprendre le besoin d’un client et d’arriver à retranscrire ce besoin. Dans le cas du mariage, nous faisons souvent face à ce problème ; la caractéristique première de celui-ci étant souvent d’être le premier - dans la plupart des cas bien entendu !!

Il est donc d’usage de guider son prospect au mieux dans ses choix afin de l’assurer de votre grande expérience et de la bonne compréhension de ses besoins.

Plus vous êtes prévenant quant à ses besoins et ses questionnements plus vous vous assurez de remporter le contrat.

Astuce : Préparer une réplique que seuls les professionnels connaissent, du type « si vous e le permettez, je vous trouverai un lieu mais il est préférable que vous traitiez directement avec eux, je n’aurais aucune valeur ajoutée dans la transaction, et vous pourriez réallouer ce budget pour ajouter une animation culinaire ou un autre service de votre choix ».

Le briefe

Durant la compréhension de besoin il est tout aussi important au long de la discussion avec votre futur client de noter et rédiger un briefe des plus précis. Plus vous ferez parler votre/vos interlocuteur(s), plus vous poserez de question, plus vous en saurez sur leurs attentes.

Tout doit y être noté ; les horaires, les attentes, la date de prestation, les envies, les potentiels envies, les besoins, les services auxquels ils pourraient être intéressés car une fois le téléphone raccroché ou le rendez vous finit, sera venu l’heure de la rédaction du devis et il est fortement conseillé de ne pas rappeler les clients pour leur faire part d’interrogation auxquelles ils auraient déjà pu répondre lors de vos premiers entretiens.

Conseils : il est fortement conseillé d’avoir une checklist de l’ensemble des points que vous souhaitez traitez avec vos clients lors de la prise de briefe

Le chiffrage

Le chiffrage est capital dans notre métier, car il engage le résultat même de l’exercice de la société au court du mois mais aussi de l’année. Un oubli d’une ligne dans une prestation ou vous faite comprendre à votre interlocuteur que le service est bien inclus et il se peut que la petite affaire tourne court pour vous.

Il est fréquent qu’au court d’une période de forte activité vous crouliez sous les demandes et que dans la précipitation vous soumettiez une offre mal chiffrée qui pourrait vous couter de l’argent dans le futur

Conseil : quand il s’agit de chiffrage mieux vaut se séparer de nos vieilles habitudes tel que les petits tableurs Excel et s’en remettre aux solutions pros, créer à cet effet. La suite Ekinox (EKNX) est un outil très performant et répond à tous ces types de problématiques. Vous permettant d’ajouter soustraire des offres de services sur-mesure que vous avez créée en amont. De retro propagé l’ensemble des commandes fournisseurs à émettre tout en vous tenant informé de l’évolution de vos marges sur la globalité de vos affaires et/ou au cas par cas.

Le suivi

Pour le suivi un simple diagramme de gant fera l’affaire et vous permettra de tenir à jour le retro planning jusqu’à la date de l’événement. Une pratique courante consiste aussi à tenir à jour deux à trois types de dossier afin de ne pas se retrouver prisonnier ni de l’informatique, ni du dossier papier ; car aussi utile qu’il soit l’informatique n’est plus de grande utilité quand on perd ses données et il en va de même pour la version imprimée qui ne permet pas l’agilité de solution digitale.

Les contraintes techniques

En organisant un événement rien de mieux qu’une visite de terrain pour se rendre compte des contraintes techniques que vous pourriez rencontrer le jour J.

Il faudra toujours bien prendre en compte un nombre extensif de paramètre qui seront difficilement évocable au cours de cet article mais que vous retrouverez en téléchargement dans votre espace personnel.

A titre d’exemple deux des pires contraintes techniques sont les accès véhicules et la puissance électrique. Il est fort possible que l’envergure de l’événement nécessite que le matériel soit acheminé des poids lourds qui seront dans l’incapacité d’accéder au site, soit à cause d’un portail les en empêchant dû à la hauteur de la barrière ce qui pourrait drastiquement changer le prix de la livraison ; au lieu de livrer avec deux poids lourds il faudrait potentiellement 6 utilitaires et donc six chauffeurs au lieu de deux.

De même pour l’aspect puissance du système électrique ; avec le deejay, et tout son matériel électrique qui pompent la puissance du château durant le cocktail, les étuves de location de la cuisine se voient être disjoncté pour ne pas faire sauter le courant une fois de plus … il aurait donc fallu prévoir un groupe électrogène du coté du chiffrage traiteur ou du deejay mais le jour de l’événement il est déjà trop tard pour s’en rendre compte et agir.

L’orchestration

La facturation

L’expertise

L’expertise est de rigueur quand il s’agit de transaction financière importantes, et vous entourez des meilleurs outils de gestion et d’accompagnement parait obligatoire.

Que vous ayez 1 ou 20 ans d’expérience, l’organisation et le procès de gestion se doit d’être irréprochable ; impossible d’oublié de commander les flacons cadeaux à disposer sur les tables pour offrir aux invités pour les wedding planneurs, ou l’alimentation de la table de mixage et le micro pour les deejays, ou encore la viande qui compose le plat chaud au labo pour les traiteurs.

Le procès se doit d’être impeccable pour ne rien oublier car plus on est loin et moins on est nombreux plus ça devient complexe le jour de l’événement de se libérer pour faire une course de dernière minute sur des prix publics qui vient grignoter le bénéfice pour lequel vous avez œuvrer pendant si longtemps.

Conseil : utiliser des outils de gestion, C.R.M pour vos rendez vous et les tickets de suivi, Trello pour les projets complexes ou des outils spécialisés tel que la suite Ekinox qui est un outil de gestion pensé uniquement pour le monde de l’événementiel. Avec la suite Ekinox, il y’a une solution pour tous les corps de l’événementiel, que vous soyez traiteur, wedding planneur ou event manager tester gratuitement pendant 6 mois la solution.

Les prestataires

Il est toujours fort alléchant de se charger d’un maximum de corp de métier afin d’optimiser ses marges, le budget de ses clients et augmenter l’attrait de vos prospects pour votre offre tout en un. Mais gare à la catastrophe quand Roger, le traiteur se retrouve décorateur florale et coordinateur musical en attendant l’arrivée de sa sœur qui doit lui déposer Agnès 13 ans qui va jouer de la flute à bec lors du cocktail de bienvenue …

Donc chaque tache doit être rendu à chaque professionnel, de plus cela permettra de créer une dynamique avec votre réseau de partenaire qui vous le rendra lorsque l’occasion se présentera.

Il est aussi d’usage de passer des accords avec certains professionnels comme les contrats d’apporteur d’affaire qui vous gratifie généralement de 10 % TTC de la somme totale de la prestation que vos clients vont dépenser chez eux. Quand certains professionnels ne souhaitent pas pratiquer ce genre de chose, les synergies sont nombreuses dans le milieu de l’événementiel et tout est envisageable.

La logistique

La logistique est clé lors de la réalisation de l’événement. Un artefact manquant et c’est une machine bien huilée qui se voit ralenti ou enrayer. Ce qui me rappellent l’histoire du molleton ; lors d’une soirée privée pour le compte d’une grande marque de luxe, la dynamique de notre mise en place se vit radicalement entraver quand lors du dressage d’un nappage unique long de 26 mètres vint à manqué cette superbe chose que l’on nomme le molleton ; et oui, sans molleton pas de possibilité de nappé, sans nappage pas de possibilité de mettre le couvert et sans art de la table impossible de placer la composition florale ni de placer convenablement les assises. L’erreur ne venant pas du traiteur mais du loueur de matériel, dû à un oubli au dépôt. Dans ce cas la l’erreur peut être facilement évité. Exiger la dépose du matériel la veille au soir, afin que le cas échéant vous ayez le temps de réagir.

En logistique, mieux vaut prévenir que guérir, tout doit être centralisé la veille au plus tard et prêt à partir. Les camions sont entretenus, et si votre boulanger doit vous délivrer les viennoiseries le matin même, vérifier ses installations qu’il soit équipé de four entretenu, dans l’espoir d’éviter la panne le matin de la récupération.

Tout doit être envisagé, si le lieu de réception est à 120 kilomètres du dépôt la marge d’erreur est faible mais toujours présente donc mettez toutes les chances de vôtre coté, il en va de l’intégrité de l’événement mais aussi de votre réputation. Cet argument peut aussi être mis en avant pour justifier un prix légèrement supérieur qui s’explique par une flotte de camion neuf une permanence au dépôt pour les rattrapages et qui vous sera d’une grande aide lors de la négociation de contrats cadre avec des entreprises de plus grandes envergures.